Identificatieplicht: werkgevers let op!
Als werkgever ben je sinds 2005 al verplicht om een uitgebreide identificatie uit te voeren bij je personeel. Nu treedt op 25 mei de AVG in werking. Weet jij precies welke impact dit heeft op deze identificatieplicht?
Als werkgever ben je sinds 2005 al verplicht om een uitgebreide identificatie uit te voeren bij je personeel. Nu treedt op 25 mei de AVG in werking. Weet jij precies welke impact dit heeft op deze identificatieplicht? Met andere woorden: heb jij je zaakjes goed op orde of riskeert je een boete? We bekijken alle drie verplichtingen kort.
Verificatieplicht
Wanneer je nieuw personeel aanneemt, ben je verplicht om de identiteit van deze werknemer onomstotelijk vast te stellen. De meest eenvoudige methode is natuurlijk een ID-bewijs te vragen aan de nieuwe werknemer. Een korte blik op de foto en de meeste werkgevers zijn tevreden. Strikt genomen is deze methode onvoldoende. Je laat namelijk onverlet dat je een vervalst ID-bewijs krijgt aangeboden. Het is daarom, los van de AVG, verstandig om altijd het ID-bewijs en de bijbehorende persoon te verifiëren via een daarvoor geschikte dienst. Dan ben je altijd zeker van de juiste gegevens in je dossier.
Bewaarplicht
Als werkgever ben je te allen tijde verplicht om bij het eerste verzoek de identiteitsgegevens van je personeel te overleggen. Daarvoor heb je personeelsdossiers waar deze gegevens in worden opgeslagen. Dat je deze dossiers op een veilige plek bewaart waar niet zomaar iedereen bij kan spreekt voor zich. De AVG voegt hier een nieuwe dimensie aan toe. Je moet namelijk aan kunnen tonen dat je alle maatregelen hebt genomen om de privacy van de betrokken personen te waarborgen. Daarnaast moet het duidelijk zijn voor welke termijn je de gegevens bewaart. Dit mag niet langer zijn dan strikt noodzakelijk. Deze informatie leg je vast in een document, op die manier voldoe je ook aan de AVG. Werk je met een externe partij voor de salarisadministratie? Dan ben je verplicht om met deze partij(en) een verwerkersovereenkomst op te stellen.
Zorgplicht
Je werknemers hebben een identificatieplicht. Als werkgever ben je verplicht om jouw werknemers bij controle in de gelegenheid te stellen zich te identificeren. Dit kan door het tonen van een geldig ID-bewijs. Als onderdeel van je zorgplicht dien je jou werknemers hierop te wijzen. Dat geldt ook voor personen die niet bij je in dienst zijn, bijvoorbeeld uitzendkrachten of zzp’ers, maar wel werk voor je uitvoeren.
Voldoe jij al aan de nieuwe norm?
Je ziet, de kans is groot dat je nu al voldoet aan de aanstormende AVG. Enkele documenten en eventueel een of meerdere verwerkersovereenkomst(en). Toch nog even sparren met een pro op het gebied van identificeren? Bel dan nu met DataChecker. We helpen je graag verder.