Uitzendbureau Actief Werkt!: “Superfijn hoe DataChecker onze ID-verificatie versterkt!”

“Zoek je werk in Nederland?”, zegt Carin van den Bliek, Kwaliteitsmanager bij Actief Werkt!. “Dan helpen we je graag. Tenminste, als we zeker weten dat je hier mág werken; als je daar de juiste papieren voor hebt.” Om dat te controleren, bundelt Actief Werkt! al veertien jaar de krachten met DataChecker. Onlangs verlengde ze die werkrelatie tot en met 2026. Wat bevalt haar zo aan de samenwerking?

“Of het nu met klanten en medewerkers of leveranciers is: Actief Werkt! heeft een voorkeur voor langetermijnrelaties”, zegt Carin. Zij is daar zelf een goed voorbeeld van. “Ik werk nu 27 jaar bij dit uitzendbureau, waarvan 19 jaar als kwaliteitsmanager. En sommige van mijn collega’s lopen hier al langer rond.” DataChecker is een ander voorbeeld. “We werken al sinds 2009 met hen samen. Als je als leverancier goede resultaten levert, snel reageert en integer communiceert, dan waarderen we je en zijn we trouw aan je. We stappen dus niet zomaar over naar een ander bedrijf.”

Digitaal gaat sneller
Toen Carin bij Actief Werkt! begon, controleerde het uitzendbureau documenten nog handmatig. “Met blauw licht en een loep en zo. Daar gingen we dan identificatiebewijzen en werkvergunningen mee te lijf. We namen die verificatie destijds even serieus als nu. We hadden zelfs een WID-team. Daarin bespraken we wat we al goed deden en wat beter kon.” De handmatige verificatie was tijdrovend, vertelt Carin, maar wel noodzakelijk. “Omdat deze checks ook toen al wettelijk verplicht waren. En omdat er nog geen snellere, digitale werkwijze bestond.” 

Zodra digitale verificatie opgang maakte, sprongen Carin en haar collega’s erop in. “We hoopten hiermee niet alleen tijd te besparen, maar ook onze foutmarge terug te dringen.” Als kwaliteitsmanager was (en is) Carin verantwoordelijk voor de digitale verificatie van klantdata. “Ik besloot die al snel uit te besteden. Want je kunt niet van de gemiddelde intercedent verwachten dat hij of zij de vereiste techniek tot in de puntjes beheerst, veranderingen in wet- en regelgeving bijhoudt en verificatiemethodes hierop afstemt. Daar heb je gewoon een externe expert voor nodig.”

Zelf betrokken blijven
“DataChecker ís nu die externe expert”, zegt Carin. “Het is superfijn dat we de digitale verificatie van klantdata kunnen neerleggen bij een bedrijf dat weet wat het doet en bekend is met onze branche.” Wat, benadrukt ze, ook weer niet betekent dat Actief Werkt! geen eigen controles meer uitvoert. “Integendeel: DataCheckers digitale verificatie is geen vervanging de verificatie door onze intercedenten. Het is daar een goede aanvulling op. Hoe tevreden we ook zijn over DataChecker, we blijven onze intercedenten trainen om ook zelf goed te kijken naar documenten. ” 

Die blijvende betrokkenheid bij verificatie is volgens Carin kenmerkend voor Actief Werkt!. “Je ziet dezelfde betrokkenheid ook in onze behoefte om op de hoogte gehouden te worden. We willen bijvoorbeeld weten hoe relevante wet- en regelgeving verandert. En hoe DataChecker verificaties aanpast of vernieuwt. DataChecker heeft vast en zeker klanten die deze behoefte niet hebben. En denkt wellicht dat zij organisaties niet met dit soort informatie moet lastigvallen; dat zij de boel beter op de achtergrond kan regelen. Maar wij horen er graag over – nog méér dan nu al het geval is.”       

Altijd korte lijntjes
“We hebben die wens onlangs nog doorgegeven”, zegt Carin. “En ik heb er alle vertrouwen in dat die goed opgepakt wordt. DataChecker staat open voor feedback, zowel ad hoc als in evaluatiemomenten.” Ze vindt dat een belangrijk onderdeel van communicatie, die ze ook op andere punten “goed” noemt. “Ik heb zelf bijvoorbeeld korte lijntjes met vaste contactpersonen – één voor technische vragen, een andere voor overige zaken. En als intercedenten in onze vestigingen een technische vraag hebben, bijvoorbeeld waarom een ID-bewijs afgekeurd is, kunnen zij meteen DataCheckers supportdesk inschakelen.” 

Goede communicatie is voor Carin een essentieel pluspunt van de samenwerking. Net als het feit dat DataChecker documenten zorgvuldig maar snel checkt. “Zodra zij een foto van bijvoorbeeld een ID-bewijs ontvangen, duurt de controle meestal maar tien minuten. Vervolgens krijgen wij een link. Als we daarop klikken belandt het controleresultaat direct op de juiste plek in ons CRM-systeem. Heel handig!” Over het algemeen keurt DataChecker zo’n 90 procent van de documenten goed. “De rest is niet per se een vervalsing. Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat een ID-bewijs verlopen is. Of per ongeluk verkeerd gefotografeerd.”

Veilig per e-mail
Carin vindt het prettig hoe DataChecker voortdurend meedenkt. “Tijdens de coronacrisis konden we kandidaten bijvoorbeeld niet meer fysiek ontvangen – iets waar we wel altijd naar streven. Onze intercedenten konden dus ook niet meer zelf een foto maken van documenten en die foto toesturen naar DataChecker.” De verificatie-expert kwam met een oplossing. “Onze kandidaten kregen een speciale e-mail. Daarin vonden ze niet alleen uitleg over hoe zij zelf hun documenten moesten fotograferen, maar ook een ’Secure ID Link’. Via deze link konden ze de foto’s veilig versturen naar DataChecker. Hun privacy was op die manier gegarandeerd.” 

Meestal verlopen de ID-checks volledig geautomatiseerd. De focus ligt dan op de ‘Machine Readable Zone’ van het document. “Maar af en toe is er een ‘ID-verificatie Plus’ nodig”, zegt Carin. “Vooral bij ID-bewijzen van buiten de EU. Dan kijkt er óók een expert van DataChecker mee. Die verifieert aan de hand van onder meer de pasfoto, het lettertype en de voor- en achterzijde of iemand met het ID-bewijs in Nederland mag werken. Soms staat er bijvoorbeeld met de hand in geschreven dat het de bezitter vrij staat hier arbeid te verrichten. De expert controleert dan of deze mededeling wettelijk geldig is.”

Goede keus gemaakt
“Ook op die manier helpt DataChecker ons om alleen mensen uit te zenden met de goede documentatie”, zegt Carin. “En ook hierover zijn we heel tevreden.” Natuurlijk, ze weet dat er andere partijen zijn om data te verifiëren. “En die houden we ook wel in de gaten. Maar ik heb bij deze concurrenten van DataChecker nog nooit iets gezien waarvan ik dacht: ‘Dit bieden zij wel en krijgen wij niet’. Integendeel. We staan nog altijd vierkant achter de keus om DataChecker in de arm te nemen. Niet voor niets hebben we onze samenwerking met drie jaar verlengd!”