Uitzendbureau Randstad: "DataChecker had de onboarding binnen zes weken geregeld"

Randstad Groep Nederland (RGN) is al 60 jaar toonaangevend in de arbeidsmarkt. Het helpt mensen aan het werk en bij het vormgeven van carrières. Daarbij is een feilloze onboarding met online-identificatie en verificatie van groot belang. Randstad maakt sinds 2019 tevreden gebruik van de totaaloplossing van DataChecker. Hoofd ICT van Randstad, Hans Hoogerhuis, legt uit waarom DataChecker zo belangrijk is, ook nu ons land te maken heeft met nieuwe vluchtelingen die graag aan het werk willen.

Randstad werkt met de Right to Work-check van DataChecker, waardoor identificatie- en tewerkstellingsdocumentatie naar de juiste wetgeving worden gecontroleerd. Beide processen zijn deels geautomatiseerd en deels handmatig ingericht. Niet alleen controleert de Optical Character Reading-tool van Datachecker automatisch of documenten ‘echt’ zijn, een documenten-expert verifieert het document ook handmatig door te controleren op echtheidskenmerken. Zo geeft DataChecker de garantie dat de documenten legitiem zijn.

 
DataChecker beste partner met unieke totaaloplossing

Hans Hoogerhuis: “Voor Randstad is het zeer belangrijk om samen te werken met een partner die het onboarden naadloos begeleidt. Ons doel is altijd om bedrijven te helpen hun doelstellingen te realiseren met de inzet van de beste mensen en de meest innovatieve maatwerkoplossingen. Maar om goed te kunnen functioneren, moet je consistent voldoen aan alle eisen die aan je organisatie worden gesteld. Daarbij moet de privacy van de werknemer voorop blijven staan. DataChecker is hierin de beste samenwerkingspartner, omdat het een unieke totaaloplossing biedt.”

Focus op volledige integratie van systemen

De start van de samenwerking tussen Randstad en DataChecker lag aan de vooravond van de coronapandemie. Hoogerhuis: “DataChecker had de bestaande onboarding in de zomer van 2019 binnen zes weken geregeld. De focus lag op een volledige integratie van ons beider systemen. Dus niet alleen ID-verificatie, maar ook Right to Work-controle. Vervolgens kwam corona en veranderde de wereld in één klap.”

“Ons fysieke contact met nieuwe medewerkers verdween en de onboarding moest helemaal worden gedigitaliseerd. Ook daarin heeft DataChecker een geweldige spurt gemaakt: binnen een paar weken draaiden we volop digitaal met het onboarden van enkele duizenden mensen per dag - driemaal zo veel als we eerder aan konden. Daarnaast zorgt DataChecker ook voor het aanvullen van onze klantdossiers; de uitgelezen data stroomt via een callback terug in ons CRM-systeem.”

Driehoek van gemak, user experience en veiligheid

De coronapandemie lijkt tot nu toe op z’n retour, dus is face-to-facecontact weer eenvoudiger. Hoogerhuis: “We willen soepel en veilig kunnen blijven werken. De verificatieplicht, bewaarplicht én zorgplicht moeten allemaal in orde zijn. We opereren daarbij in de driehoek van gemak, user experience en veiligheid.

Jongeren werken graag op hun smartphone met vingerafdruk of gezichtsherkenning, maar het onboarding met biometrische controle is wettelijk niet toegestaan. Je zoekt daarom als organisatie permanent naar de beste oplossing in gebruiksgemak, en DataChecker denkt daarin steeds met ons mee.”

Partnership

Hoogerhuis stelt ook vast dat de samenwerking met DataChecker veel heeft verbeterd in de bedrijfsvoering van Randstad: “er wordt snel en betrouwbaar gewerkt en de digitale systemen zijn laagdrempelig. Ik kijk daarom ook optimistisch naar de toekomst van onze samenwerking. We moeten altijd aan de knoppen blijven draaien om het nóg beter te doen. Maar het totale proces heeft eigenlijk geen verandering nodig. We kijken steeds samen hoe we alle stappen in keten verder kunnen optimaliseren.”

Ontwikkeling tewerkstelling

Dat geldt ook voor een nieuwe uitdaging bij Randstad: de toestroom van Oekraïners die graag hun handen uit de mouwen willen steken. Sinds bekend werd dat vluchtelingen vrij mochten werken, zijn de verificatieverzoeken goedgekeurd op basis van bepaalde standaarden. DataChecker heeft in overleg met Randstad het proces zo aangepast dat de ID-bewijzen in combinatie met een UWV-aanvraag goedgekeurd mochten worden. DataChecker adviseert Randstad regelmatig over de ontwikkelingen in de markt waarbij werkprocessen indien nodig worden aangepast.

Toestroom vluchtelingen

Een daarvan is het proces rond een verblijfssticker die door de Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND) wordt uitgereikt aan derdelanders die uit Oekraïne zijn gevlucht. Deze sticker is geldig tot begin maart 2023. Naast een aanmeldformulier van het UWV en een paspoort, moet daarom nu ook een IND-sticker in het paspoort door Randstad worden aangeboden. DataChecker is al op deze nieuwe ontwikkeling ingesprongen door in de Right to Work-verificatie te controleren of alle documentatie beschikbaar is en deze mensen via Randstad aan de slag kunnen.

Hans Hoogerhuis: “De samenwerking met DataChecker is ook in de veranderende arbeidsmarkt steeds prettig en doelgericht. Zij hebben altijd genoeg aan een half woord en weten precies hoe open communicatie helpt om Randstad slimmer te laten werken!”

Over DataChecker: DataChecker is als end-to-end SaaS bedrijf in Nederland marktleider op het gebied van online-identificatie, verificatie en tewerkstellingscontrole. Volledig online op afstand met eigen technologie en support. Onlangs hebben ze de FD Gazellen voor één van de snelst groeiende bedrijven in 2021 in ontvangst mogen nemen. In 2019 heeft DataChecker haar dienstverlening in de UK markt geïntroduceerd en in 2022 is DataChecker gestart met het aanbieden van haar diensten op de Belgische markt.